De la solicitud al pago
Recorrido principal
Sección titulada «Recorrido principal»| Paso | Responsable | Acción y resultado | Continuar en |
|---|---|---|---|
| 1 | Solicitante o usuario con permiso | Guarda un borrador o publica la solicitud: Creada. | Crear solicitud |
| 2 | Autorizador / Administrador | Autoriza la solicitud: Liberada. | Revisar solicitud |
| 3 | Comprador / Administrador | Confirma la solicitud: Aceptada. Se crea la invitación o concurso asociado. | Concursos |
| 4 | Comprador y proveedores | Si requiere cotización, invita, recibe propuestas y compara. Una solicitud aceptada también permite preparar la orden desde sus partidas disponibles. | Cotizaciones |
| 5 | Comprador / Administrador | Genera la orden con proveedor y partidas: Aprobacion. Puede haber varias órdenes para una solicitud. | Pedidos |
| 6 | Autorizadores por nivel | Aprueban en secuencia conforme al monto y centro. La última aprobación libera la orden y genera su código. | Autorizar pedidos |
| 7 | Proveedor, cuando se solicita | Si está activo Proveedor confirma PO, queda Pendiente; confirmar con días de entrega la pasa a Transito. Si no se requiere confirmación, la última autorización la pasa a Transito. | Confirmación del proveedor |
| 8 | Almacén / Comprador / Administrador | Registra las cantidades o montos recibidos. Puede haber varias recepciones por orden. | Recepciones |
| 9 | Solicitante en servicios; Almacén en materiales; Administrador | Adjunta la evidencia firmada en el documento/factura correspondiente. | Evidencia |
| 10 | Proveedor y personal con perfil de facturación | Carga y valida factura, autoriza y programa pago, registra pago y complemento cuando corresponde. | Facturas |
La factura y la recepción están relacionadas por el UUID. La factura puede existir antes del registro de recepción: no es obligatorio esperar al final de toda la compra para cargarla.
Cómo se relacionan los documentos
Sección titulada «Cómo se relacionan los documentos»Solicitud → invitación/concurso → cotizaciones → orden(es) → recepción(es) → factura(s) → pago(s).
Cada partida conserva su origen. Una solicitud puede distribuir sus partidas entre proveedores; revisa cuáles siguen pendientes antes de generar otra orden. La solicitud pasa a Colocada cuando se completa la asignación y no quedan invitaciones pendientes según el proceso de guardado. Esto no significa que ya se hayan recibido los bienes o pagado las facturas.
Entregado y Recibida
Sección titulada «Entregado y Recibida»Al registrar una recepción, el sistema calcula el avance acumulado:
- Menos del 100%: recepción Parcial y orden Transito.
- 100% sin evidencia: recepción y orden Entregado.
- 100% con evidencia: recepción y orden Recibida.
La carga posterior de evidencia también actualiza estados. Verifica cantidades, facturas y firma antes de interpretar Recibida como cierre operativo: el botón de evidencia realiza una actualización de estado por su cuenta.
Correcciones y rechazos
Sección titulada «Correcciones y rechazos»- Rechazar solicitud la devuelve a Borrador, con comentarios para corregir y publicar de nuevo.
- Rechazar solicitud definitivamente la deja Rechazada.
- El rechazo de una orden por Compras o en su autorización permite volver a trabajar la solicitud Aceptada.
- Cancelar entrega conserva el registro cancelado y devuelve la orden a Transito. Revisa los saldos antes de registrar una recepción de reemplazo.
- Cerrar orden es una acción manual distinta del registro de una recepción; cambia el estado a Entregado. Confirma que corresponde al cierre que deseas hacer.
Los contratos marco permiten reutilizar condiciones y partidas en una nueva solicitud. Consulta Contratos marco.